Latest News

MENJAWAB DILEMA ADMINISTRASI DENGAN LAKSE

  • 04 Oktober 2021
  • Admin Utama
  • 103

Di beberapa instansi pemerintahan, proses pelayanan administrasi persuratan seringkali menjadi persoalan. Berbagai sebab ditemukan. Mulai dari waktu yang lama dan tak sesuai SOP, kualitas dan kuantitas SDM yang kurang, sarana dan prasarana yang kurang memadai, manajemen penulisan surat yang masih manual dan berorientasi fisik, juga proses disposisi yang panjang. Hal itu diperparah dengan kondisi pandemi seperti saat ini dimana pelayanan harus dilakukan bergantian dengan sistem WFO dan WFH. Pelayanan tatap muka yang sejatinya diharapkan dapat menjadi jawaban pun terkendala. Surat menumpuk, disposisi memanjang, urusan administrasi pun tak kunjung kelar. Pelayanan prima yang diharapkan ada pada instansi pemerintah pun menjadi PR panjang dan tak kunjung mendapat pencerahan. Harus ada solusi dan inovasi untuk menjawab persoalan ini.

Sekretaris BKPSDM, Dody Sepka Noviandy, S.STP., M.M menyampaikan sebuah penawaran menarik. Ia merancang suatu sistem pelayanan administrasi surat berbasis elektronik. Disampaikannya saat melakukan sosialisasi, Senin (27/9) di ruang Rapat BKPSDM, sistem ini akan mengubah pelayanan administrasi persuratan di BKPSDM. Yang awalnya manual menjadi terkomputerisasi, yang semula berorientasi fisik, kini diubah menjadi digital. Lingkup awalnya tentu saja di BKPSDM terlebih dahulu, sebagai pilot project, sebelum akhirnya diterapkan ke seluruh perangkat daerah di Provinsi Kepulauan Riau.

“Kita melihat banyak sekali persoalan dalam administrasi pelayanan surat. Inovasi ini dimaksudkan agar

Penyelesaian dilaksanakan surat kapan bisa saja, dimana saja, baik itu dengan komputer ataupun handphone,” jelasnya.

Sistem ini dimanakan Lakse. Layanan Administrasi Ketatausahaan Surat Elektronik. Singkat, jelas, tapi menggambarkan visi yang tergambar ke depannya. Keuntungan yang ditawarkan pun tidak main-main. Fleksibilitas waktu, tempat, dan media menjadi kuncinya. Pimpinan instansi dapat melakukan disposisi dari mana saja, kapan saja hanya dengan membuka aplikasi baik dari komputer ataupun cukup dari   handphone.   Hal   ini   akan   membuat  jenjang disposisi yang semula rumit karena membutuhkan kehadiran fisik di tempat menjadi semakin mudah. Cukup buka handphone, klik aplikasi, periksa surat, lakukan disposisi, selesai. Disposisi tersebut akan langsung terhubung dengan siapa yang diberi disposisi. Baik  itu  kepada  pejabat  Administrasi  maupun  ke pejabat fungsional.

Keuntungan  lain  dalam  penggunaan  aplikasi  Lakse adalah paraf koordinasi yang dilakukan saat membuat surat keluar dapat dilakukan secara langsung melalui aplikasi. Lagi-lagi fleksibilitas waktu, tempat, dan media menjadi hal menarik. Seorang pejabat administrasi dapat dengan mudah memberikan paraf koordinasi meskipun dia sedang tidak ada di tempat. Kehadiran fisik yang semula menjadi syarat wajib sahnya surat dapat dinaikan kepada Kepala Badan kini tidak berlaku lagi. Cukup buka aplikasi, berikan persetujuan dan paraf koordinasi, maka surat langsung terkirim ke pimpinan.

Selain hal di atas, keuntungan lainnya adalah pengarsipan surat masuk dan keluar di BKPSDM dapat dilakukan secara elektronik. Tak perlu membongkar-bongkar arsip fisik kembali jika sebuah surat ingin diketahui masuk tanggal berapa, sudah diproses atau belum, sudah selesai atau tidak. Sistem akan secara langsung mengarsip dan menyimpannya. Jika ingin mencari, tinggal klik search, masukan kata kunci, dan surat yang dimaksud akan langsung terpampang nyata.

Hal lain yang menarik adalah masalah penomeran. Nomor surat masuk dan keluar biasanya dilakukan secara manual oleh petugas. Jika dia tidak berada di tempat, maka proses penomoran akan berjalan lebih lambat. Melalui sistem Lakse, sistem penomoran dapat dilakukan secara otomatis. Selain menghemat tenaga dan waktu, penomoran pun berjalan dengan lancar bukan?

Sistem pelayanan adminsitrasi berbasis elektronik ini memang belum betul-betul sempurna. Masih ada satu dua yang harus diperbaiki, masih perlu dilakukan ujicoba. Tapi gagasan yang ada benar-benar dapat direalisasikan, sangat kekinian, dan mampu menjawab persoalan keadministrasian yang saat ini ada. Istilahnya, kalau bukan sekarang kapan lagi? Kalau bukan kita siapa lagi? Yuk, mencoba Lakse! Dijamin, deh!